Factuur maken met btw-vrijstelling
Lever je een dienst of product dat is vrijgesteld van btw? Dan breng je geen btw in rekening. Zorg vooral dat voor je klant duidelijk is waarom er geen btw op de factuur staat. In Prikkie kies je de vrijstelling die bij je werkzaamheden hoort en wordt de juiste vermelding automatisch op je factuur gezet.
30 dagen gratis. Daarna €4,99 per maand. Onbeperkt facturen.
Voorbeeld. Gebruik een vrijstelling alleen als die daadwerkelijk op jouw prestatie van toepassing is.
Wat betekent vrijgesteld van btw?
Een btw-vrijstelling betekent dat je over een bepaalde levering of dienst geen btw aan je klant berekent. Vrijstellingen komen onder meer voor bij bepaalde medische zorg, onderwijs, kinderopvang, financiële diensten en andere specifiek aangewezen activiteiten.
Belangrijk is dat de vrijstelling meestal niet simpelweg aan je beroep vastzit. Het gaat om de concrete prestatie die je levert en de voorwaarden die daarvoor gelden. Controleer daarom altijd of jouw werkzaamheden daadwerkelijk onder een vrijstelling vallen.
Werk je voor een praktijk of zorgorganisatie? Bekijk ook hoe je met Prikkie je diensten en uren bijhoudt en factureert als zzp’er in de zorg.
Je berekent over de vrijgestelde prestatie geen btw-bedrag.
Maak duidelijk waarom er geen btw op de factuur staat.
Voor kosten die horen bij vrijgestelde prestaties geldt in principe geen aftrek van voorbelasting.
Wat zet je op een factuur met btw-vrijstelling?
Maak er voor je klant geen zoekplaatje van. Een goede factuur bevat de normale gegevens van jou, je klant, de levering of dienst en het te betalen bedrag. Daarnaast maak je duidelijk dat een btw-vrijstelling geldt en welke vrijstelling je toepast.
Zo begrijpt de ontvanger direct waarom er geen btw wordt berekend. Prikkie doet dit automatisch voor je op basis van de vrijstelling die je in je instellingen kiest.
Wanneer je de factuur uitreikt.
Een duidelijk en uniek nummer in je reeks.
Naam, adres en relevante bedrijfsgegevens.
Zodat duidelijk is aan wie je factureert.
Wat je hebt geleverd en wanneer.
Het bedrag dat je klant voor de prestatie betaalt.
Over de vrijgestelde prestatie bereken je geen btw.
Bijvoorbeeld: ‘Btw-vrijgesteld: medische zorg’.
Maak de reden voor de vrijstelling concreet
Alleen “vrijgesteld” opschrijven zegt weinig. Voor je klant is het duidelijker als je benoemt welke vrijstelling je toepast. Dat is precies hoe Prikkie de tekst op de factuur opbouwt.
Alleen als jouw specifieke zorgprestatie onder de medische vrijstelling valt.
De vrijstelling geldt niet automatisch voor iedere cursus of training.
Gebruik de vrijstelling alleen als jouw dienstverlening aan de voorwaarden voldoet.
Btw-vrijstelling, KOR en 0% zijn drie verschillende dingen
Op alle drie de facturen kan uiteindelijk € 0 aan btw staan, maar de reden is anders. Dat verschil moet je administratie en je factuur volgen.
Wil je juist weten welke andere situaties tot een factuur zonder btw leiden? Bekijk dan onze uitleg over een factuur zonder btw. Gebruik je de KOR? Dan vind je op de pagina KOR-factuur maken de specifieke regels en voorbeelden.
Heb je zowel vrijgestelde als belaste werkzaamheden?
Dat komt regelmatig voor. Een zorgprofessional kan bijvoorbeeld een vrijgestelde zorgprestatie leveren en daarnaast een andere dienst verrichten waar wel btw over verschuldigd is. De juiste btw-behandeling hangt dus af van wat je daadwerkelijk factureert.
Ga niet automatisch uit van één btw-regel voor al je werkzaamheden.
Maak in je administratie onderscheid tussen belaste en vrijgestelde omzet.
Bij gemengd gebruik kan de btw op zakelijke kosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn.
In Prikkie kun je op factuurregels de btw-behandeling kiezen die bij de prestatie hoort.
Kies je vrijstelling één keer. Prikkie zet het daarna duidelijk op je factuur.
Stel bij je eigen bedrijf in dat je standaard vrijgesteld van btw factureert en kies waarvoor de vrijstelling geldt. Prikkie neemt die instelling mee en gebruikt een duidelijke tekst op je facturen, bijvoorbeeld “Btw-vrijgesteld: medische zorg”.
Kies ‘Vrijgesteld van btw’ als standaard btw-instelling.
Kies de vrijstelling die bij je werkzaamheden hoort.
Prikkie toont meteen welke tekst op je factuur komt.
Maak je factuur. De vrijstellingsvermelding wordt automatisch meegenomen.
Veelgemaakte fouten bij btw-vrijstelling
Een vrijstelling kan alleen gelden voor bepaalde werkzaamheden of onder specifieke voorwaarden.
Bij 0% pas je een btw-tarief toe. Bij een vrijstelling is de prestatie juist vrijgesteld van btw.
Maak de vrijstelling duidelijk voor je klant. Een specifieke vermelding voorkomt onnodige vragen.
Bij vrijgestelde omzet is btw op samenhangende kosten in principe niet aftrekbaar. Bij gemengde omzet gelden aanvullende regels.
Vragen over btw-vrijstelling op je factuur
Wat zet je op een factuur als je bent vrijgesteld van btw?+
Breng geen btw in rekening en maak op de factuur duidelijk dat een btw-vrijstelling van toepassing is. Vermeld bij voorkeur ook duidelijk om welke vrijstelling het gaat, zodat je klant begrijpt waarom er geen btw op de factuur staat.
Is btw-vrijstelling hetzelfde als 0% btw?+
Nee. Bij een vrijstelling is de prestatie vrijgesteld van btw. Bij 0% is de prestatie wel belast met btw, maar is het tarief 0%. Dat verschil is onder meer relevant voor je administratie en de aftrek van btw op kosten.
Is btw-vrijstelling hetzelfde als de KOR?+
Nee. De KOR is een regeling voor kleine ondernemers die aan de voorwaarden voldoen. Een btw-vrijstelling kan juist gekoppeld zijn aan het soort levering of dienst dat je verricht, bijvoorbeeld bepaalde medische zorg of onderwijs.
Moet ik altijd een factuur sturen als mijn diensten zijn vrijgesteld van btw?+
Voor de btw ben je bij alleen vrijgestelde prestaties niet altijd verplicht een factuur uit te reiken. In de praktijk kan een klant wel om een factuur vragen en is een duidelijke factuur vaak handig voor je eigen administratie.
Mag ik btw op zakelijke kosten aftrekken als mijn omzet is vrijgesteld?+
Voor kosten die rechtstreeks samenhangen met vrijgestelde prestaties heb je in principe geen recht op aftrek van btw. Heb je zowel belaste als vrijgestelde omzet, dan kan de aftrek gedeeltelijk zijn. Controleer in dat geval je situatie bij de Belastingdienst of je adviseur.
Kan Prikkie de vrijstellingsvermelding automatisch op mijn factuur zetten?+
Ja. In Prikkie kies je welke btw-vrijstelling bij jouw werkzaamheden hoort. Prikkie gebruikt die keuze vervolgens om een duidelijke vrijstellingsvermelding op je factuur te zetten.
Btw-vrijgesteld factureren zonder iedere keer over de tekst na te denken.
Stel je vrijstelling in, maak je factuur en Prikkie zorgt dat de juiste vermelding duidelijk wordt meegenomen.